Een gegund contract aanscherpen zonder de samenwerking te breken

Ik nam een lopend traject over nadat de vaste projectmanager uitviel. Er lag een Europese aanbesteding voor een organisatiebreed CRM-platform op Microsoft Dynamics 365, met tien-plus bronsystemen in het onderwijslandschap die eraan moeten hangen.

Bij het doorlezen van het gunningsdocument bleek dat het te veel aannames bevatte en betaalvoorwaarden die ongunstig uitpakten voor Saxion. Dat is een ongemakkelijk moment: er is gegund, de partij is gekozen, en niemand zit te wachten op een projectmanager die op dag één het contract opentrekt.

Eerst het Programma van Eisen afgemaakt en scherp gekregen, en het vervolgens doorvertaald naar de projectstructuur en de opleverstructuur. Elke eis komt herleidbaar terug in een werkpakket en in een op te leveren product. Dat klinkt administratief, maar het is precies wat later voorkomt dat er discussie ontstaat over wat er nou eigenlijk gekocht is.

Daarna de aanbesteding in de laatste fase afgerond en het gegunde contract heronderhandeld: de aannames expliciet gemaakt, de betaalvoorwaarden aangepast, en acceptatie gekoppeld aan aantoonbare oplevering. Dat gesprek heb ik gevoerd als een gezamenlijk belang. Een contract waarin de aannames kloppen, voorkomt ook voor de leverancier meerwerkdiscussies halverwege.

In hetzelfde traject bleek dat de aannames niet uit de lucht kwamen vallen: het inkoopproces liet ze toe. Die processen zijn aangescherpt en ondergebracht bij de afdeling Project Control, zodat de verbetering blijft bestaan als ik weg ben.

Verder PRINCE2-projectvoering met een stuurgroep op directieniveau, regie op de implementatiepartner en op de ketenafhankelijkheden met de bronsystemen.

Een gegund contract voelt als een gepasseerd station, maar het is het laatste moment waarop je nog invloed hebt zonder dat het meerwerk heet. Het gesprek lukt alleen als je het voert vanuit de inhoud: welke aanname klopt niet, en wat gebeurt er als hij niet klopt. Niet vanuit de onderhandelingspositie.