De situatie
De bestaande uitzendsoftware stond lokaal geïnstalleerd en dekte de eisen van de belangrijkste opdrachtgever niet meer. Tegelijk is een verloningsketen geen systeem dat je een weekje kunt missen: elke week worden negentig tot honderd uitzendkrachten betaald, op basis van uren die uit meerdere richtingen binnenkomen.
De analyse liet zien waar de tijd werkelijk in ging zitten: zestig tot negentig urenbriefjes per week die handmatig werden overgetypt. Dat is geen systeemprobleem dat je met een nieuw pakket vanzelf oplost. Het is een ketenprobleem dat je eerst moet beschrijven.
Wat ik heb gedaan
Ik heb het Programma van Eisen opgesteld en de vendorselectie geleid die tot AFAS heeft geleid. Inhoudelijk gaat het om de volle breedte van de arbeidsketen: contract- en fasebeheer van uitzendkrachten, cao-toepassing en inlenersbeloning, urenregistratie en wekelijkse verloning, reserveringen voor vakantiedagen, vakantiebijslag en pensioen, keuzebudgetcomponenten, en de koppelingen met urenregistratie, facturatie en de financiële administratie.
Om de organisatie niet te laten wachten op een golive, heb ik een tweefasenaanpak ontworpen. Fase één digitaliseert de urenketen binnen de bestaande situatie: invoer en accordering via een selfservice-portaal, een integratielaag die valideert tegen de regelsets van de inlener, en machinale aanlevering aan het bestaande pakket via een SETU-tijdkaart. Fase twee vervangt het pakket door AFAS, met de verloning door een accountancypartner.
Zo levert het traject waarde vanaf het eerste kwartaal, en is de migratie naar AFAS geen big bang maar de tweede stap in een keten die dan al gestandaardiseerd is.
Uitkomst
Wat het opleverde
BPMN-procesflows, een integratievoorstel, het operating model, de kostprijs- en businesscase-onderbouwing en de briefing van de verloningspartner zijn opgeleverd; de implementatie loopt. Het handmatig overtypen van urenbriefjes verdwijnt uit het proces in fase één, dus vóór de systeemvervanging.
Wat ik meeneem
Bij vervanging van een systeem dat wekelijks kritiek is, is de verleiding groot om alles op de golive te zetten. Beter is het om eerst de keten te standaardiseren binnen wat er al staat. Dan migreer je later een proces dat werkt, in plaats van een proces dat je gelijktijdig probeert te repareren.
