De situatie
Een ERP-selectie in de laatste fase, met een keuze tussen twee pakketten, en daarachter een migratie die de HR-administratie van een organisatie in de zorgfinanciering moest overzetten zonder dat er iets verloren ging.
De klassieke fout bij zo'n migratie is uitgaan van wat er in de handleiding staat of van wat de beheerders denken dat er gebruikt wordt. De praktijk is altijd rommeliger: er zijn regelingen die maar op één afdeling gelden, uitzonderingen uit een overname die nooit zijn opgeruimd, en rapportages waarvan één iemand afhankelijk is.
Wat ik heb gedaan
Ik heb de daadwerkelijk gebruikte HR-functionaliteit nauwgezet geïnventariseerd, functie voor functie en regeling voor regeling, voordat er iets werd ingericht. Vervolgens AFAS HRM ingericht en de migratie van Exact Online naar Exact Globe opgeleverd, inclusief datamapping, testscenario's en terugvalscenario's. Dat laatste omdat je bij een salarisadministratie een weekend nodig hebt waarin je terug kunt.
De uiteenlopende cao's en arbeidsvoorwaarden zijn per regeling vertaald naar systeemconfiguratie. In diezelfde periode was ik vice-voorzitter van de ondernemingsraad, en begeleidde ik de communicatie met de OR over de impact van systeemwijzigingen op arbeidsvoorwaarden. De OR behandelde toen ook het directieplan om met een functiehuis en loonschalen te gaan werken; ik zat dus aan beide kanten van dat vraagstuk, de systeemkant en de medezeggenschapskant.
Compliance is geborgd conform ISO 27001, NEN 7510 en de AVG.
Uitkomst
Wat het opleverde
De migratie is opgeleverd zonder verlies van functionaliteit, met een gedocumenteerde mapping en een terugvalscenario dat niet nodig bleek. De arbeidsvoorwaardelijke kant is met de OR doorgesproken vóórdat medewerkers het in hun loonstrook zagen.
Wat ik meeneem
Bij systemen die arbeidsvoorwaarden raken, is de medezeggenschap geen formaliteit aan het eind maar een informatiebron aan het begin. En bij een migratie is de belangrijkste vraag niet wat het systeem kan, maar wat er vandaag daadwerkelijk mee gedaan wordt.
