De situatie
Een retailorganisatie met ruim tweehonderd winkels die haar landschap in één programma wilde vernieuwen. Acht trajecten tegelijk: Salesforce Marketing Cloud en Customer Cloud, een loyaliteitsplatform, een omnichannel ordermanagementsysteem, een warehouse managementsysteem met bijbehorende hardware, een PIM-systeem en een kassasysteem.
Acht leveranciers betekent acht keer dezelfde valkuil: een demo die indruk maakt, een implementatieplan dat optimistisch is, en een SLA die pas gelezen wordt als er iets misgaat.
Wat ik heb gedaan
Voor elk traject was ik projectmanager én inhoudelijk tegenspeler bij de selectie. Dat betekende bij elke aanbesteding niet alleen de functionele beoordeling, maar ook het doorlichten van SLA's, contracten, prijsopbouw, implementatieplannen, security en privacy. Waar een demo een systeem laat zien op zijn best, laat een SLA zien wat je krijgt op zijn slechtst, en dat tweede bepaalt hoe je programma eruitziet als het druk wordt.
Naast het programma liep een reeks kleinere verbeterprojecten waarin aanpalende HR-systemen stapsgewijs werden vervangen en hun functionaliteit werd ondergebracht in AFAS HRM. Verder heb ik de organisatiebrede werkplekmigratie geleid en 75 medewerkers getraind.
Uitkomst
Wat het opleverde
Acht implementaties opgeleverd binnen één programma, en de projectmanagementvolwassenheid van de organisatie gestegen van niveau 1 naar niveau 3, van ad hoc naar een gedefinieerde, herhaalbare werkwijze.
Wat ik meeneem
Bij parallelle trajecten is de grootste winst niet in de projecten zelf te halen maar in wat ze delen: dezelfde manier van selecteren, dezelfde toetsing van contracten, dezelfde opleverstructuur. Doe je dat acht keer verschillend, dan heb je acht projecten. Doe je het één keer goed, dan heb je een programma.
