De meeste Programma's van Eisen die ik tegenkom zijn eigenlijk boodschappenlijstjes. Honderden regels functionaliteit, elk met een weging, elk met een kolom waarin de leverancier "voldoet" mag aankruisen. Het resultaat is een scorematrix waarin drie partijen tussen de 82 en 87 procent eindigen, en waarna de keuze alsnog op gevoel wordt gemaakt.
Dat is zonde, want een PvE kan veel meer zijn dan een selectie-instrument. Het is het enige document dat je later nog kunt gebruiken om vast te stellen of je gekregen hebt wat je hebt gekocht.
Beschrijf de keten, niet de knoppen
Bij een schadebehandelplatform heb ik het PvE opgezet als beschrijving van de keten zoals die moest gaan werken. Van melding tot opname, expertise, beoordeling en uiteindelijk uitkering of overdracht. Per stap: wie doet wat, welke informatie moet er beschikbaar zijn, en waarop wil je kunnen sturen.
Dat leest heel anders dan een functielijst. Het dwingt de organisatie om vooraf te bepalen hoe het proces eruit moet zien, in plaats van dat achteraf te ontdekken tijdens de inrichting. En het maakt de demo's van leveranciers ineens vergelijkbaar: je vraagt ze niet of ze een functie hebben, je vraagt ze deze keten te laten zien.
Neem de meetpunten meteen mee
Het onderdeel dat vrijwel altijd ontbreekt: waarop ga je dit proces straks sturen? Doorlooptijd per stap, aantal keer heropend, wachttijd bij een externe partij. Als je die meetpunten in het PvE zet, koop je monitoring mee in plaats van dat je er een jaar later een apart project voor moet starten.
Bij datzelfde schadeplatform hebben we monitoring op het hele behandelproces laten bouwen. Daardoor werden knelpunten zichtbaar op het moment dat ze ontstonden, niet in een kwartaalrapportage. Dat was geen extra wens achteraf; het stond in het PvE omdat het onderdeel was van hoe de keten moest werken.
Vertaal het PvE door naar de opleverstructuur
Bij een Europese aanbesteding voor een organisatiebreed CRM-platform heb ik het PvE doorvertaald naar de projectstructuur en de opleverstructuur. Elke eis komt herleidbaar terug in een werkpakket en in een op te leveren product.
Dat klinkt administratief en dat is het ook. Maar het is precies wat voorkomt dat er halverwege discussie ontstaat over wat er nou eigenlijk gekocht is. Een eis die nergens in een werkpakket terugkomt, is geen eis maar een wens. Beter dat je dat ontdekt bij het opstellen van de planning dan bij de acceptatietest.
Het PvE is ook je contractbijlage
Waar het PvE echt zijn waarde bewijst, is aan de onderhandelingstafel. Als je acceptatiecriteria kunt herleiden tot een eis die de leverancier heeft onderschreven, hoef je niet te onderhandelen over verwachtingen. Je verwijst.
Dat werkt twee kanten op. Een leverancier die precies weet wat er is toegezegd, kan ook beter inschatten wat het kost. Meerwerkdiscussies ontstaan zelden uit onwil; ze ontstaan uit aannames die niemand heeft opgeschreven.
Kort samengevat
Een PvE dat alleen dient om te selecteren, is na de gunning waardeloos. Een PvE dat de keten beschrijft, de meetpunten benoemt en doorvertaald is naar werkpakketten, blijft het hele traject bruikbaar: als selectie-instrument, als planningsbasis, als acceptatiekader en als contractbijlage.
Dat kost aan de voorkant meer tijd. Het verdient zich terug op het eerste moment dat iemand vraagt of dit nou binnen scope viel.
← Terug naar alle artikelen